Vom Bestellformular bis zur fertigen Tour.

1Activity-Seite und Bestellung (Käufer)

Eigene Activity-Seite mit Titel, Beschreibung, Titelbild und Galerie; großer Button „Jetzt Krapfen bestellen“, am Handy beim Scrollen sichtbar. Bestellfenster mit Öffnung, Schluss und Liefertag; außerhalb erscheint ein freundlicher Hinweis.

• Bestellung in drei Schritten: Besteller (Anrede, Name, Firma, USt-IdNr. optional, E-Mail, Telefon, Rechnungsadresse, eigene Rechnungs-E-Mail für die Buchhaltung), Lieferadressen, Zusammenfassung.
• Bis zu 50 Lieferadressen je Bestellung mit Empfänger, Telefon vor Ort, Kartons (1 bis 200), Hinweis wie Etage oder Klingel, Wunschzeit „ab Uhrzeit“ im Lieferzeitfenster, Extras (Tüten, Servietten).
• Preis live je Adresse und gesamt inklusive MwSt. Preis wahlweise pro Karton oder pro Krapfen – auch krumme Kartonpreise wie 41,11 Euro.
• Datenschutz-Einwilligung und Schutz vor Missbrauch: unsichtbare Bot-Falle, Mindest-Ausfüllzeit, Begrenzung je Anschluss und je E-Mail, keine doppelten Bestellungen durch Doppelklick.
• Bestätigung sofort per Mail. Das Formular lässt sich auf anderen Websites einbetten (nur auf freigegebenen Seiten).

2Bestellverwaltung (Club-Team)

Liste mit Kennzahlen (Bestellungen, Kartons, Umsatz; Stornierte standardmäßig ausgeblendet), Suche über Nummer, Rechnungsnummer, Name, Firma, E-Mail, Adressen, Empfänger; Schnellfilter „Zahlung offen“, „Überfällig“, „Mit Zahlungsaufschub“.

• Je Bestellung eine Ablaufkarte in drei Schritten (Prüfung, Rechnung, Zahlung), die nur die Buttons zeigt, die gerade dran sind.
• Status: Eingegangen, Geprüft, Rechnung versendet, 1. und 2. Erinnerung, Bezahlt oder Storniert.
• Bestellungen nachträglich bearbeiten; weicht die versendete Rechnung ab, erkennt es die Plattform und bietet „Rechnung erneut senden“ mit gleicher Nummer und Betreff „aktualisiert“.
• Verlauf je Bestellung mit Person und Zeitpunkt. Firmen werden automatisch zu Kontakten.

3Rechnung und Zahlung

Täglich um 8 Uhr Ortszeit gehen Rechnungen für alle geprüften Bestellungen mit PDF raus, zusätzlich per Button sofort. Fortlaufende Nummern je Jahr mit Präfix (z. B. KS-2026-0001).

• PDF mit Fensterzeile, USt-IdNr. des Empfängers, Positionen je Lieferadresse, Netto, MwSt und Gesamtbetrag (Steuer aus dem Bruttopreis gerechnet), Zahlungsinformationen mit „Zahlbar bis“, Fußzeile mit Steuernummer.
• Zwei Zahlungserinnerungen (freundlich, dann mit Nachfrist und Storno-Hinweis), „Als bezahlt markieren“ nach Kontoabgleich, Storno mit Info-Mail und Grund.
• Zahlungsaufschub für Firmen, die erst nach Lieferung zahlen: Kommentar Pflicht, keine Erinnerungen, nicht überfällig.
• Freitags um 8 Uhr ein Bericht über überfällige Zahlungen an Schatzmeister und Präsident – nur, wenn etwas offen ist.
• Testrechnung und Test-Bestätigung ohne Datenspuren.

4Fahrer

Fahrer melden sich über den Liefertag-Termin an – auf der Terminseite, am Handy oder per Einladungslink – und geben ihren Fahrzeugtyp an (z. B. Kombi mit Kapazität in Kartons) oder „Ohne Fahrzeug / Helfer“. Externe Fahrer ohne Clubmitgliedschaft lassen sich erfassen. Der Fahrer-Tab zeigt Zusagen, Warteliste und Gesamtkapazität gegen bestellte Kartons, mit Warnung bei zu wenig Platz.

5Routenplanung

Lieferadressen werden automatisch auf der Karte verortet, bei Bedarf von Hand gesetzt. „Route planen“ erzeugt je Fahrer eine Fahrt unter Beachtung der Ladekapazität, bündelt Stopps nach Wunschzeit und reiht sie ab dem Abholort (Depot) mit Ankunftszeit je Stopp. Stopps manuell umhängen (bleiben bei Neuplanung fixiert), Überladung wird gewarnt.

• Je Fahrt: Routenblatt, Lieferscheine (Kartonzahl groß, Besteller mit Telefon, Anmerkung, Extras) und die Rechnungen der Fahrt als PDF.
• Dazu Google-Maps-Links ab Depot, bei langen Touren in Teilen.