Von der Sponsorensuche bis zum Türchen am 24. Dezember.

1Sponsorenakquise

Pool aus den Kontakten über Tags, mit Vorjahres-Badges („Vorjahr 250 Euro“, „Vorjahr: abgesagt“) und Schnellauswahl „Alle Vorjahres-Teilnehmer“. Status je Sponsor: Offen, Kontaktiert, Zugesagt, Abgesagt; Suche, Sortierung, Filter nach Status und Verantwortlichem; Kennzeichen „Unvollständige Daten“.

• Verantwortliche zuweisen – Vertriebsmitarbeiter sehen nur ihre Sponsoren, auch in der Mitglieder-App, und legen neue direkt beim Besuch an.
• Besuchszettel als PDF für Termine ohne Handy.
• Einladungsmail mit persönlichem Link und korrekter Anrede.

2Self-Service für Sponsoren

„Alles wie im Vorjahr bestätigen“ mit einem Klick oder Preise anpassen (Bezeichnung, Anzahl, Wert), Nachricht an den Club, Absage, Logo-Upload (auch aus PDF, automatisch zugeschnitten, mit Werbe-Einwilligung), Anzeige „Sie werden betreut von …“.

• Bestätigungsmail mit Preisliste und Abholort.
• Preisausgabe je Sponsor im eigenen Unternehmen, über die zentrale Lions-Ausgabestelle oder an einer Filiale.
• Öffentliche Sponsoren-Seite und Selbstregistrierung „Sponsor werden“ mit Bot-Schutz.

3Vertriebs-Update

Jeder Vertriebsmitarbeiter erhält seinen persönlichen Stand (zugesagt, offen, abgesagt, Wert, fehlende Angaben) mit motivierendem Text, persönlicher Einleitung und Vorschau.

4Preise und Kalender bestücken

Preise mit Stückzahl und Wert, drei Hauptpreise für die Live-Ziehung am 24. Dezember, fester Tag auf Wunsch.

• Zufällige Verteilung auf die Türchen 1 bis 23: Sponsoren mit mehreren Preisen auf möglichst viele Tage, Höchstzahl Sponsoren je Tag, bei knappen Plätzen zuerst zwei Tage für jeden und der Rest anteilig.
• Raster mit allen 24 Türchen, Preise mit Stückzahl von Hand verschieben, neue Zusagen nachlegen, überzählige Stück entfernen – ohne die übrige Belegung zu verlieren.
• Druckfreigabe sperrt die Belegung; aufheben kann nur ein Administrator, solange keine Nummern gezogen sind.

5Druckerei-Export

Excel mit drei Blättern: „Türchen“ (Sponsor und Preis je Tag), „Rückseite“ (Sponsoren mit Abholstelle, Ansprechpartner, Telefon), „Verkaufsstellen“ für den Aufdruck „Erhältlich bei“. QR-Code zur Gewinnabfrage als PNG in Druckauflösung oder SVG.

6Verlosung

Nummernkreis zentral: erste Nummer, Anzahl gedruckt, Anzahl digital – die digitalen Nummern schließen direkt an, Überschneidungen sind ausgeschlossen. Jedem Preis wird eine Kalendernummer zugelost; verwerfen und neu ziehen bis zum Abschluss.

• Der Abschluss macht die Nummern verbindlich und schaltet Gewinnabfrage und Gewinnlisten frei; wieder öffnen kann nur ein Administrator.
• Ziehzettel für die Live-Ziehung als PDF (32 Lose je Seite), Gewinnliste als Excel.
• Gewinnlisten je Sponsor per Mail mit PDF (Einzel-, Sammel- und erneuter Versand, Sammeldruck für Sponsoren ohne E-Mail), Liste für die Ausgabestelle.

7Öffentliche Seiten

Activity-Seite als Kaufseite mit Anzahl und Gesamtwert der Preise, Hauptpreisen, „Über die Activity“, „Hier gibt es den Kalender“ (Verkaufsstellen aus den Kontakten mit Anruf-, Website- und Routen-Link), alphabetischer Sponsorenliste, „Für wen“ und „So funktioniert's“ für Schenkende und Beschenkte – in weihnachtlicher Gestaltung.

• Gewinnabfrage: Nummer eingeben, sofort „Gewonnen!“ mit Tag, Preis und Sponsor; alle Gewinnzahlen je Türchen, immer nur bis zum heutigen Tag und erst nach Abschluss der Verlosung.
• Vor dem 1. Dezember Countdown, digitaler Kauf und Verkaufsstellen.
• Eigene Kurz-Domain möglich (z. B. adventskalender-ihrclub.de).
• Teilnahmebedingungen auf eigener Seite mit versionierter Fassung je Bestellung.

8Digitaler Verkauf

„Jetzt digital verschenken“: Anzahl, je Kalender Empfänger, Gruß und „Geschenkt von“; Rechnungsadresse, Firma, USt-IdNr. optional; Höchstzahl je Bestellung einstellbar. Jeder Code zählt sofort gegen das digitale Kontingent.

• Bestätigung mit Rechnungs-PDF (Netto, MwSt), Zahldaten und GiroCode; Hinweis „Codes erst nach Zahlungseingang“.
• Tab „Digital“ mit Kennzahlen, Suche über Bestellung, Name, E-Mail, Rechnung, Code und Nummer. „Als bezahlt markieren + Codes senden“ erzeugt je Kalender ein PDF mit Gruß, Code, QR-Code und Anleitung.
• Zahlungslauf täglich um 9 Uhr: Erinnerung und Storno nach einstellbaren Fristen.
• Einlösen per QR-Code oder Code plus E-Mail mit 24-Stunden-Bestätigungslink, erst dann eine zufällige Kalendernummer aus dem digitalen Bereich; Schutz gegen Erraten.
• Mails: „Ihre Kalendernummer“ an Beschenkte (Nachweis für die Gewinnabholung), „Ihr Geschenk wurde eingelöst“ an den Käufer.