Niemand telefoniert mehr hinterher.
Das Lionsjahr wird einmal geplant. Danach lädt die Plattform ein, erinnert, führt die Warteliste und bedankt sich – zur richtigen Uhrzeit, in der richtigen Anrede, bei den richtigen Personen.
Kennen Sie das?
- Einladungen werden von Hand verschickt, Rückmeldungen in Mails und WhatsApp gesucht.
- Wer kommt, weiß nur der Sekretär – und auch der nicht sicher.
- Schichtpläne für Activities leben in Excel oder Doodle, Externe haben keinen Zugang.
So löst es der Club Manager
Das Lionsjahr in fünf Schritten
Zeitraum festlegen (Standard 1. Juli bis 30. Juni), Regeltermine erzeugen („erster Dienstag im Monat“, „letzter Donnerstag“), Pflichttermine platzieren, Zusatztermine ergänzen, prüfen und bestätigen. Jahrestermin-Vorlagen bringen Standardmonat, Uhrzeit, Dauer, Ort, Einladungstext, eine Aufgaben-Checkliste und auf Wunsch die Sitzungsakte gleich mit. Das Jahresprogramm gibt es als PDF nach Monaten und als Kalender-Datei (ICS) für das ganze Lionsjahr.
Jeder Termin weiß, wer ihn sehen darf
Sichtbarkeit in Stufen: Entwurf, intern, veröffentlicht, öffentlich auf der Club-Website. Teilnehmerkreis über Gruppen, die sich verschachteln lassen („Erweiterter Vorstand“ = Vorstand plus Beauftragte). Ort aus den Stammdaten oder Online-Termin mit Link. Kosten getrennt für Mitglied und Gast, Anmeldeschluss, Begleitung je Termin (nur Mitglied, mit Partner oder bis zu sechs Personen).
Einladungen und Erinnerungen laufen automatisch
Einladungsvorlagen mit eigenem Zeitplan (Standard: 14, 7 und 1 Tag vorher; Erinnerung 2 Tage vorher; wählbar sind 1 bis 28 Tage), eigenem Betreff und Einleitungstext. Versand um 8 Uhr Ortszeit Ihres Clubs. Wer bereits geantwortet hat, bekommt keine weitere Einladung. Die Mail kennt die Anrede des Mitglieds (Du oder Sie), den Ort und die eigenen Schichten.
Zu- oder Absage mit einem Klick
Direkt aus der E-Mail, ohne Login. Gespeichert wird erst nach einer Bestätigung auf der Seite, damit Virenscanner der Mail-Anbieter keine Zusagen auslösen. Auch per WhatsApp-Erinnerung mit persönlichem Link, aus der Terminliste, vom Dashboard oder in der Mitglieder-App.
Warteliste mit automatischem Nachrücken
Teilnehmerbegrenzung je Termin. Plätze werden nach Eingang vergeben, sicher gegen Doppelbuchung. Rückt jemand nach, geht die Benachrichtigung automatisch raus.
Nachbereitung inklusive
Am Tag danach um 10 Uhr bedankt sich die Plattform bei allen Teilnehmern, bittet um eine Bewertung (Daumen hoch oder runter mit Kommentar) und lädt zum Foto-Upload in die Galerie ein. Der Link gilt 21 Tage, das Ergebnis steht am Termin. Teilnehmer vergangener Termine lassen sich nachträglich korrigieren – „angemeldet, aber nicht erschienen“ zählt nicht für den Activity Score.
Arbeitsdienste und Schichten
Vorlagen mit Tagen, Schichten (auch über Mitternacht) und Gruppen mit Personenbedarf („Ausschank, 3 Personen“). Ein öffentlicher Eintrage-Link, auch für externe Helfer ohne Zugang, teilbar per WhatsApp. Volle Gruppen werden gesperrt, Doppel-Einträge erkannt, zeitgleiche Schichten gewarnt. Bestätigungsmail mit Austrage-Link, automatische Erinnerung vor dem Termin, Druckansicht, CSV-Export, „Meine Schichten“ für jedes Mitglied und ein fertiges Dankes-Mailing an alle Helfer.
Kalender überall
Jeder Termin lässt sich in Outlook oder Google übernehmen. „Mein Kalender“ ist ein persönliches Abo mit allen Clubterminen; abgesagte Termine verschwinden von selbst. Übergeordnete Lions-Termine (Distrikt, Multi-Distrikt, National, International) pflegt die Plattform zentral und zeigt sie im Club-Kalender und auf der Website.
Veranstaltungsorte und Referenten
Veranstaltungsorte mit Adresse und Zweck, ein Standardort für die Clubabende und eine Referenten-Kartei mit Themen – direkt mit dem Termin verknüpft.
Was automatisch passiert
- Einladungen und Erinnerungen um 8 Uhr Ortszeit nach Zeitplan der Vorlage.
- Nachrücken von der Warteliste mit Benachrichtigung.
- Danke-Mail mit Bewertung und Foto-Upload am Tag danach um 10 Uhr.
- Geburtstags-Hinweis zwei Tage vorher an Präsident und Sekretär.
- Erinnerung an Schichthelfer vor dem Termin, auch an Externe.
- Sitzungseinladung am letzten fristgerechten Tag, wenn der Termin als Sitzung geführt wird.
Beispielablauf: Clubabend mit Referent
- Der Termin stammt aus der Regel „erster Dienstag“. Der Sekretär ergänzt Referent und Ort in der Planung.
- 14 Tage vorher geht die Einladung raus. Die Mitglieder antworten mit einem Klick direkt aus der E-Mail.
- 7 Tage vorher erhalten nur die Unentschlossenen die zweite Einladung. Der Präsident sieht im Dashboard, wer noch fehlt, und schickt eine WhatsApp-Erinnerung.
- 2 Tage vorher kommt die Erinnerung mit Ort und Uhrzeit. Die Teilnehmerliste steht.
- Am Tag danach bedankt sich die Plattform, sammelt Bewertungen und Fotos.
Arbeitsdienste
Helfer finden. Schichten füllen.
Ein öffentlicher Eintrage-Link, auch für externe Helfer ohne Zugang, teilbar per WhatsApp. Volle Gruppen werden gesperrt, Doppel-Einträge erkannt. Bestätigungsmail mit Austrage-Link, automatische Erinnerung vor dem Termin und ein fertiges Dankes-Mailing an alle Helfer.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Brauchen Mitglieder einen Login zum Antworten?
Nein. Der Link in der Mail genügt, nach einem Bestätigungsklick ist die Antwort gespeichert.
Kann ich die Einladung für einen kurzfristigen Termin sofort senden?
Ja, mit Vorschau der Empfänger und Versandprotokoll je Termin.
Was ist mit Partnern und Gästen?
Je Termin legen Sie fest, ob nur Mitglieder oder alle Eingeladenen antworten dürfen. Partner und Gäste bekommen die Einladung sonst zur Information.
Können Externe bei Arbeitsdiensten mithelfen?
Ja, über den Eintrage-Link mit kurzem Formular und Datenschutz-Einwilligung. Ihre Daten können sie selbst wieder löschen.
Gibt es eine Teilnehmerliste zum Ausdrucken?
Für Sitzungen gibt es die Unterschriftenliste als PDF. Rückmeldungen sehen Sie in der App in drei Reitern.
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