Von der Einladung bis zur Unterschrift – satzungskonform.
Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung: Die Plattform prüft die Frist, rechnet Mehrheiten, führt die Anwesenheit, hält Beschlüsse und Wahlen fest und friert das unterschriebene Protokoll ein.
Kennen Sie das?
- Einladungsfristen aus der Satzung werden aus dem Gedächtnis eingehalten.
- Protokolle entstehen in Word, Unterschriften brauchen Wochen, Beschlüsse sind später schwer zu finden.
- Wahlen und Zwei-Drittel-Mehrheiten werden im Raum ausgezählt und nirgends sauber dokumentiert.
So löst es der Club Manager
Sitzungsvorlagen nach Ihrer Satzung
Je Sitzungsart (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, Ausschuss, Sonstige): Einladungsfrist in Tagen mit Satzungsgrundlage, Teilnehmerkreis und Stimmberechtigte, Pflicht-Tagesordnungspunkte, Mehrheitsregel und Beschlussfähigkeit (Mindestanzahl oder Mindestanteil), Einladungstext mit Platzhaltern, Aufgabenvorlage zur Vorbereitung. Muster für Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung Herbst und Frühjahr mit Wahlen sind dabei.
Aus dem Termin wird die Sitzung
Mit einem Klick am Termin oder automatisch, wenn die Jahrestermin-Vorlage mit einer Sitzungsvorlage verknüpft ist. Rollen wie Versammlungsleitung, Protokollführung, Wahlleitung und Kassenprüfung werden aus den Ämtern des Lionsjahres vorbelegt.
Tagesordnung mit Substanz
Punkte mit geplanten Minuten; Einträge als Information, Bericht (mit Berichterstatter), Beschluss (Vorschlag und Beschlussart) oder Wahl (ein Wahlgang je Amt). Reihenfolge ändern, Dringlichkeitspunkte, vertagen oder als entfallen markieren.
Beschlussarten und Mehrheiten
Beschlussarten wie Aufnahme (Ein-Drittel-Regel, geheim), Satzungsänderung (zwei Drittel), Ausschluss, Wahl. Mehrheiten einfach, zwei Drittel, zwei Drittel der Anwesenden, drei Viertel, drei Viertel aller Mitglieder, einstimmig; einstellbar, ob Enthaltungen zählen; Stichentscheid bei Stimmengleichheit. Das Ergebnis wird berechnet – ein abweichendes Ergebnis braucht eine Begründung.
Einladung mit Nachweis
Vor dem Versand prüft die Plattform Pflicht-Tagesordnungspunkte und Teilnehmerkreis. Die Frist wird dokumentiert, eine Unterschreitung braucht eine Begründung. Versand am Fälligkeitstag automatisch, Postliste für Mitglieder ohne E-Mail, „erneut an Offene senden“, nachträglich ergänzte Punkte werden gekennzeichnet.
Durchführung am Laptop oder Tablet
Sitzung eröffnen, Anwesenheit per Tipp (anwesend, entschuldigt, unentschuldigt, vorbelegt aus den Zusagen, Gäste ergänzbar, Stimmrecht umschaltbar), Beschlussfähigkeit laufend sichtbar, Protokolltext mit automatischem Speichern, Karte „Beschlüsse & Wahlen“, aus einem Beschluss wird per Klick eine Aufgabe. Unterschriftenliste als PDF zum Auslegen.
Protokoll-Abschluss in sechs geführten Schritten
Sitzung schließen, fertigstellen mit Vollständigkeitsprüfung und laufender Protokollnummer, Unterschrift der Protokollführung, Freigabe, Unterschrift der Versammlungsleitung, Versand. Bei jedem Schritt zeigt die Karte „Wartet auf …“ mit Erinnerungs-Button. Unterschriften aus dem Profil oder im Dialog gezeichnet, im PDF mit Datum und Uhrzeit.
Lückenlos nachvollziehbar
Das freigegebene Protokoll wird eingefroren und als PDF archiviert, Anlagen (bis 10 MB je Datei) erscheinen nummeriert und gehen beim Versand mit. Wieder öffnen kann nur ein Administrator, mit Begründung. Ein vollständiger Verlauf hält jeden Schritt fest. Das Archiv ist durchsuchbar, Entwürfe tragen ein Wasserzeichen.
Was automatisch passiert
- Sitzungsakte entsteht aus der Jahrestermin-Vorlage.
- Einladung am letzten fristgerechten Tag.
- Berechnung von Beschlussfähigkeit und Mehrheiten.
- Protokollnummer, Archiv-PDF, Verlauf.
- Sitzungs-Ampel im Dashboard: fällig, überfällig, eingeladen, Frist unterschritten.
Beispielablauf: Mitgliederversammlung mit Wahl
- Die Vorlage „Mitgliederversammlung Frühjahr“ hängt am Jahrestermin: Frist zwei Wochen, Pflichtpunkte, Wahlgänge je Amt.
- Der Sekretär ergänzt Berichte und Anträge. Die Plattform meldet: Frist eingehalten, Pflichtpunkte vollständig.
- Die Einladung geht am Stichtag automatisch raus. Drei Mitglieder ohne E-Mail stehen auf der Postliste.
- In der Sitzung: Anwesenheit per Tipp, Beschlussfähigkeit grün, Wahlen Punkt für Punkt erfasst.
- Nach der Sitzung: Protokoll fertigstellen, zwei Unterschriften, Versand mit Anlage „Jahresrechnung“.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Passt das zu unserer Satzung?
Fristen, Mehrheiten, Beschlussfähigkeit und Beschlussarten stellen Sie je Sitzungsart selbst ein. Die Plattform wendet sie an und dokumentiert Abweichungen.
Was, wenn die Frist unterschritten werden muss?
Die Einladung ist möglich, die Begründung wird festgehalten.
Kann der Protokollführer am Tablet protokollieren?
Ja, mit automatischem Speichern.
Wie werden Unterschriften geleistet?
Aus dem Profil hinterlegt oder direkt gezeichnet, im PDF mit Zeitstempel. Ein Administrator kann in Ausnahmefällen ohne Unterschriften freigeben – mit Begründung.
Kann der KI-Assistent Sitzungen vorbereiten?
Ja: Akte anlegen, Tagesordnung aufbauen, Rollen besetzen. Die Einladung versendet immer ein Mensch in der App.
Ihre nächste Versammlung – ohne Word und ohne Blättern in der Satzung.
Kostenfrei für Lions Clubs. Wir schalten Ihren Club persönlich frei.