Der Schatzmeister bekommt alles aus einer Hand.
Belege, Umlagen, Spendenquittungen, SEPA-Dateien fürs Online-Banking und elektronische Mandate – mit Einspruchsfrist, Vorabankündigung und einem Verlauf, den Sie jedem Kassenprüfer zeigen können.
Kennen Sie das?
- Belege kommen per Mail, WhatsApp oder auf Papier.
- Umlagen werden in Excel verteilt und per Rundmail eingefordert.
- SEPA-Mandate liegen in Ordnern, Lastschriftdateien entstehen mühsam.
So löst es der Club Manager
Konten und Stammdaten
Beliebig viele Clubkonten (Clubkonto, Jumelage, Hilfswerk, Sonstige), SEPA-Lastschrift je Konto mit eigener Gläubiger-ID, Standardkonto vorbelegt. Steuerangaben für Zuwendungsbestätigungen (Steuernummer, Finanzamt, Freistellungsbescheid, Zweck, Unterzeichner, Nummernpräfix). Bankdaten von Mitgliedern und Kontakten mit IBAN-Prüfung. Drei Rechte: ansehen, Belege hochladen, verwalten. Finanz-Mails antworten an die Schatzmeister-Adresse.
Erhaltene Rechnungen
Beleg hochladen und zuordnen: ohne Teilnehmer, mit ausgewählten Teilnehmern oder zu einem Termin. Offene und erledigte Belege getrennt, Bearbeitungsstand wird gespeichert.
Der Club zahlt
Empfänger, IBAN und Verwendungszweck erfassen, daraus entsteht eine Sammelüberweisung als SEPA-Datei, die Sie in Ihr Online-Banking hochladen (Format pain.001). Doppelzahlungen sind ausgeschlossen.
Ein Mitglied hat ausgelegt – vier Wege
Als Spende mit Zuwendungsbestätigung (PDF mit fortlaufender Nummer und Betrag in Worten), als Erstattung per Überweisung, als Mischung, oder als Zahlungsaufforderung an die Teilnehmer: Der Betrag wird nach Personen inklusive Gästen centgenau verteilt, jeder bekommt eine Mail mit seinem Anteil, den Kontodaten, dem Verwendungszweck, der Rechnung als Anhang und einem GiroCode zum Scannen. Der Auslegende erhält eine Übersicht.
Kostenumlage per Lastschrift in zwei Stufen
Stufe 1: Info-Mail an alle Zahler mit fünf Tagen Einspruchsfrist. Nach Ablauf erinnert die Plattform den Schatzmeister. Stufe 2: Lastschriftdatei für Ihr Online-Banking (SEPA-Basislastschrift, Format pain.008) mit Vorabankündigung. Anteile einzeln festsetzen, der Rest verteilt sich automatisch; bei Änderungen geht eine Mail mit Vorher-nachher-Vergleich an alle Betroffenen.
Mitgliedsbeiträge
Mitgliedschaftsarten mit Beitrag, Rhythmus (monatlich bis jährlich) und Stichtag. Beitragseinzug je Art: einzugsfähige Mitglieder werden automatisch gefunden, Vorabankündigung per Mail, Dashboard-Karte „Nächster Beitragseinzug“.
SEPA-Mandate elektronisch
Link per Mail, Bestätigung mit Wortlaut des Rechtstexts, Zeitstempel und anonymisierter IP, danach Bestätigungsmail und Protokoll je Mitglied. Mandatsreferenzen werden automatisch und nie doppelt vergeben.
Nachvollziehbar
Lückenloser Verlauf je Beleg (wer hat wann was getan). Ein erneuter Download erzeugt dieselbe SEPA-Datei, damit die Bank Doppeleinzüge ablehnt. Konten und Zahlungsdaten gelten auch in den Lions Apps für Rechnungen und GiroCodes.
Was automatisch passiert
- Erinnerung an den Schatzmeister nach Ablauf der Einspruchsfrist.
- Vorabankündigungen bei Lastschrift und Beitragseinzug.
- Centgenaue Aufteilung nach Personen und Gästen.
- Fortlaufende Nummern für Zuwendungsbestätigungen und Mandatsreferenzen.
Beispielablauf: Restaurantrechnung nach dem Clubabend
- Der Präsident hat 640 Euro ausgelegt und lädt die Rechnung hoch, zugeordnet zum Termin.
- Er wählt „Zahlungsaufforderung an die Teilnehmer“. 32 Personen inklusive Gäste, je 20 Euro.
- Jeder Teilnehmer erhält seinen Anteil mit GiroCode. Der Präsident bekommt die Übersicht.
- Alternativ: Umlage per Lastschrift – Info-Mail, fünf Tage Einspruch, Lastschriftdatei.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Erzeugt die Plattform echte SEPA-Dateien?
Ja. Die Plattform erzeugt SEPA-Dateien für Sammelüberweisungen und Basislastschriften (Formate pain.001 und pain.008), die Sie in Ihr Online-Banking hochladen.
Können Mitglieder ihre Mandate online erteilen?
Ja, mit Rechtstext, Zeitstempel und Bestätigungsmail.
Gibt es Spendenquittungen?
Ja, als PDF mit fortlaufender Nummer und Betrag in Worten, auf Basis Ihrer Steuerangaben.
Gibt es ein Mitgliederkonto mit Saldo?
Nein. Die Plattform bildet Belege, Umlagen und Einzüge ab, keine Buchhaltung.
Belege, Umlagen und SEPA – ohne Excel.
Kostenfrei für Lions Clubs. Wir schalten Ihren Club persönlich frei.